Episode Transcript
[00:00:00] Bienvenue au Business Brain Podcast, le podcast pour entraîner le muscle le plus important en affaires, ton business brain. On partage des trucs, des astuces et des conseils régulièrement sur comment améliorer ton environnement cognitif et celui de ton entreprise.
[00:00:17] Une planification annuelle stratégique, ça a un objectif précis. En fait, ça en a plusieurs. Sortir du flou organisationnel, s'assurer de vraiment que tout le monde est dans la même direction. Puis quand je parle de tout le monde, Si tu es seul à la tête de ton entreprise et que tu es un entrepreneur ou un solopreneur qui travaille avec des partenaires, c'est tout aussi important d'avoir une planification stratégique annuelle qu'une grande entreprise avec 40 000 employés. Sache qu'il y a seulement 30 % des entreprises qui font une planification annuelle stratégique et ça fait toute la différence. Pourquoi? Si je posais la question à ceux qui ont eu un succès instantané ou la chance a permis le succès, Et bien, ces gens-là, si je leur demandais, avec un petit peu de structure, un petit peu plus d'organisation, est-ce que vous seriez encore plus profitables, encore plus en croissant, vous seriez à un autre endroit? Et je suis convaincue que la réponse serait oui.
[00:01:07] Planifier, structurer, ce sont des mots parfois qui peuvent faire peur parce que comme entrepreneur, on a envie d'avoir de la liberté. On a parfois fait ce choix-là parce qu'on voulait être maître de notre horaire. Ceci étant dit, pour être maître de notre horaire, je dis toujours la chose suivante, la structure amène de la flexibilité.
[00:01:27] Parce qu'on a besoin d'avoir une ligne directrice. C'est important. Sur une autoroute, si on ne fait pas une route lisse avec des lignes, si on n'indique pas où est l'autoroute, on va prendre le chemin de terre à côté, ça ira pas plus vite. C'est important qu'on soit en mesure de préparer notre autoroute, notre ligne directrice pour embarquer notre véhicule entrepreneurial dessus et aller le plus rapidement possible à notre destination sans y laisser notre peau. Et je parle de rapidité ici, oui, mais attention, parfois on doit prendre un temps d'arrêt et c'est ce temps d'arrêt-là pour construire notre autoroute, pour pouvoir la prendre, qui est primordial et qui est cette planification stratégique annuelle. Il y a différents facteurs de succès et il y a des facteurs d'échec. Première fausse croyance, c'est que ça ne s'adresse pas à toi comme entrepreneur. Déjà, on défait ça, ça s'adresse à tout entrepreneur. et c'est un gage de succès, c'est un outil excessivement puissant pour amener son entreprise à un autre niveau et c'est l'outil le plus utilisé dans les entreprises et qui a le plus grand taux de satisfaction comme outil. On a besoin pour faire une planification annuelle de cinq étapes. Regardons les autres facteurs d'échec et de succès. Donc, on a parlé En premier, de penser que ça ne s'adresse pas à toi. La deuxième, c'est de penser que c'est une perte de temps et de ne pas prendre le temps de le faire comme il faut. Ça, c'est clair et net, ça ne fonctionnera pas. Si je l'ai déjà entendu et je l'entends encore, oui, mais pendant ce temps-là, je ne peux pas faire de contrat, je ne peux pas faire de vente.
[00:02:58] Effectivement, c'est un temps d'arrêt dans lequel tu travailles sur ta business et non dans ta business. Donc ça, c'est important.
[00:03:05] On pense à tort que ça va demander plus de travail. C'est faux. Ce temps d'arrêt va permettre une meilleure organisation, va permettre un meilleur investissement de notre temps, donc on va être beaucoup plus profitable avec notre temps, beaucoup plus rentable avec notre énergie et avec notre argent. Donc on sauve du temps, de l'argent et de l'énergie lorsqu'on fait une planification stratégique.
[00:03:30] Ensuite, dans les fausses croyances aussi, c'est qu'on pense que c'est très complexe faire une stratégie annuelle. En fait, le degré de complexité va vraiment être déterminé par vous. Une planification stratégique annuelle peut être très complexe quand on parle... Peut être complexe quand on parle d'une grande organisation qui fait un changement culturel, par exemple, à toutes les échelles, ou un rebranding, on a 40 000 employés, on a 200 bureaux à travers le monde. Effectivement, il y a une complexité, mais c'est dans...
[00:03:59] la préparation et l'organisation, que ça fait toute la différence. C'est pour ça qu'une planification, c'est gagnant. Les facteurs de succès pour une planification annuelle, c'est d'impliquer les bons joueurs autour de cette planification annuelle. Si vous êtes dirigeant d'entreprise, vous avez des dirigeants qui travaillent pour vous, vous avez une équipe de gestion, c'est important d'impliquer votre équipe de gestion, mais aussi d'impliquer certains employés dans le processus. Je ne vous dis pas nécessairement de parler à chacun des employés, Parfois, une forme de sondage peut être très pertinente pour pouvoir aller chercher de l'information ou pouvoir tâter le terrain un peu des employés pour voir quelles sont leurs priorités et de pouvoir voir si elles concordent avec vos priorités. Évidemment, Je retourne dans les facteurs d'échec. Si vous n'avez pas de vision claire où vous voulez aller, la planification stratégique annuelle peut soulever des questions, par exemple, avec un associé. Si vous et votre associé n'êtes pas sur la même longueur d'onde et que vous ne faites jamais de planification stratégique annuelle, vous en allez les deux dans les directions opposées, qu'est-ce qui va se passer pour votre entreprise? C'est un flou organisationnel qui va entraîner une baisse de productivité, une baisse de performance. La haute performance, ça va être associé à on met tous nos énergies et nos efforts au même endroit pour aller dans la même direction et c'est ce qu'une planification stratégique annuelle permet. Facteur de succès, prendre le temps, prendre du recul, sonder, son entourage impliqué de près ou de loin de différentes façons, les employés et l'équipe de direction. Et voici les cinq étapes d'une planification stratégique annuelle solide. La première, c'est la rétroaction sur l'année qui vient de se terminer. Qu'est-ce qui s'est passé l'année dernière? Qu'est-ce qu'on a vécu comme entreprise? De quoi on est fier? Qu'est-ce qu'on voudrait changer? Qu'est-ce qu'on voudrait améliorer? De quoi on n'est pas fier?
[00:05:52] On peut avoir un sondage client ici pour aller sonder la satisfaction client par rapport à nos produits et services, ce qui pourra nous donner un indice éventuellement pour notre réflexion stratégique sur qu'est-ce qui pourrait être intéressant d'amener cette année. Ce n'est pas la partie la plus longue ici, mais on prend le temps de le faire.
[00:06:08] La deuxième étape, c'est l'extraction de données. Ça prend des données pour pouvoir analyser la situation de notre entreprise et des données sur le marché. Donc, il y a deux volets ici. Il y a un volet interne à l'entreprise et un volet externe. Donc, on va regarder à l'interne les forces de notre entreprise et on va regarder ses faiblesses et à l'externe, on va regarder les opportunités du marché et les menaces d'un marché. Je vous le dis, en 2023, la menace, c'est le ralentissement économique, la pression économique, donc la réduction des investissements de vos clients dans votre entreprise. Donc ça, c'est très important. Et cette donnée-là, par exemple, cette année, qu'est-ce que vous allez faire avec? Qu'est-ce que vous allez faire avec cette donnée-là? Qu'est-ce que vous allez modifier dans votre entreprise pour en assurer la pérennité? C'est là que l'extraction de données, elle est particulièrement intéressante parce qu'après, l'extraction de données vient la réflexion stratégique. Et la réflexion stratégique, c'est qu'on prend tous les morceaux de l'interne de notre entreprise, on prend tous les morceaux de l'extérieur de notre entreprise, on met ça sur un tableau, on regarde ce qui se passe et on prend ces informations-là et c'est à partir de ça qu'on fait notre réflexion stratégique. Parce qu'elle va nous amener à mettre en place des actions qui vont répondre à un contexte donné. L'extraction de données nous permet de voir, par exemple, on veut améliorer notre flux de trésorerie, notre cash flow en bon franglais. Donc, on va améliorer notre cash flow. Qu'est-ce qu'on va faire? Est-ce que c'est notre cycle de vente qui est trop long? Est-ce que c'est notre cycle de facturation? Est-ce qu'on va demander un dépôt? Est-ce qu'on a beaucoup de mauvais payeurs? Donc, on va aller extraire certaines données. On pourrait aussi optimiser nos budgets de vente et marketing. On va aller voir quelle est notre stratégie la plus payante en termes de vente et marketing où est-ce qu'on a le plus de conversion. Et à la lumière de toutes ces informations et avec le marché actuel et la demande et la réponse au sondage, par exemple, de votre clientèle, vous allez être en mesure d'avoir un portrait beaucoup plus clair de ce qui se passe dans le marché et vous allez être en mesure d'aller prendre une décision, dire que cette année, on devrait mettre la priorité sur un, deux et trois. Et c'est ces trois projets-là qui vont devenir vos priorités de l'année. Ce sont trois chantiers que vous allez entamer. Et là, la réflexion stratégique va nous faire prendre une décision. Alors voici les trois chantiers qu'on va entamer.
[00:08:35] Et pour ces trois projets-là, on va avoir besoin de planification. Et là, on rentre dans la troisième étape qui est la planification. Alors, on va déterminer les objectifs SMART pour pouvoir après vraiment bien l'indiquer puis pouvoir décliner dans notre entreprise les différents objectifs et comment chacun des départements va s'adapter à cet objectif d'entreprise-là. Donc si, par exemple, vous êtes à la tête d'une entreprise et vous avez un département des ventes et dans votre planification annuelle, vous avez un des objectifs qui est une réduction des dépenses de 15 % dans la publicité numérique pour 2023, par exemple, tout en gardant les mêmes résultats ou plus en termes de ventes, Là, on parle d'excellence opérationnelle ici. Là, c'est les opérations qui vont être mises sous la loupe. On va aller regarder qu'est-ce qui est possible de faire pour se rendre à une diminution de 10 à 15 % des budgets des ventes numériques, mais de maintenir le même niveau de vente et même de l'augmenter. Comment est-ce qu'on peut faire d'un point de vue opérationnel? Attention, je ne vais pas encore parler de la communication de la planification stratégique. Là, je suis juste dans la planification. On planifie notre stratégie annuelle, on va décliner, on va partager quels sont les objectifs de l'entreprise et comment chacun des départements va pouvoir créer ses propres objectifs en lien avec ceux de l'entreprise pour atteindre les résultats demandés. Ensuite, évidemment, là, on parle ici d'une entreprise avec différents départements.
[00:10:14] Si on est solopreneur ou on gère notre entreprise seul, on a des partenaires, on peut aussi impliquer nos partenaires dans nos objectifs. On peut impliquer notre adjointe, on peut impliquer les gens avec qui on parle de manière très serrée. Ça peut être très pertinent aussi, sauf que ces objectifs-là, quand vous arrivez à la planification et que vous avez déterminé trois chantiers pour votre entreprise pour cette année que vous allez entamer, ça reste à vous de fixer quand même des objectifs SMART qui vont vous permettre de passer à la prochaine étape et de réaliser votre plan stratégique. Dans la planification, il y a une autre étape. C'est de prendre vos trois Là, je dis trois, peut-être que ça dépend de la grosseur des projets, mais habituellement, trois, c'est un bon chiffre. Ça peut être un, deux, trois, probablement plus que ça. Si vous réussissez à tout finaliser dans une année, je vous dirais après ça, vous pourrez refaire une rencontre de planification stratégique puis rajouter des chantiers. Un, deux ou trois, c'est suffisant. Par exemple, vous allez refaire refondre du site web, mise à jour du site web.
[00:11:14] Dans ce projet-là, vous allez avoir des actions à faire, il va y avoir des ressources à titrer, il va y avoir un budget. Vous allez devoir écrire dans un tableau toutes les actions, toutes les ressources et toute la durée estimée. On planifie, on fait ses objectifs SMART, on ramène ça sous forme de tableau avec toutes les actions impliquées pour réaliser l'objectif. Ensuite, vous prenez votre calendrier annuel.
[00:11:39] et vous allez placer les blocs de temps pour travailler sur votre projet. C'est toujours important dans une planification de projet de partir à la date de fin. Si je veux faire la refonte de mon site Web au 30 août 2023, je vais partir du 30 août 2023 et avec mes temps estimés, je vais décaler. Si je mets le projet, le projet est une centaine d'heures par exemple, je dois aller bloquer une centaine d'heures dans mon calendrier quand c'est sûr une centaine d'heures qui vous appartient au calendrier de l'entreprise, donc avec les ressources affectées, pour que les 100 heures entrent dans votre calendrier.
[00:12:15] Ça va jusque-là? On part de la fin, on revient et on décline toutes les heures dans notre calendrier. C'est ce qu'on appelle du time-blocking. Il y a du time-blocking, du time-boxing et il y a une méthode getting things done. Il y a plusieurs méthodes différentes, mais je vous en parle dans un autre podcast. Ici, l'important, c'est de savoir Vos objectifs SMART doivent se transformer à une liste d'actions, de tâches, qui doivent se transposer tout de suite dans votre calendrier annuel, avec des blocs. Ce n'est pas si c'est vous qui devez être impliqué dans l'exécution de certaines tâches, on bloque les 100 heures, mais peut-être que vous allez en bloquer 50 sur 100 parce que vous avez le développement qui est à l'externe aussi, puis qu'il y a des parties qui sont déléguées. Une fois que votre planification est faite de cette façon-là pour chacun de vos projets, on va passer à la dernière étape qui va être le suivi. Le suivi de vos projets. Et ça, c'est vraiment important. C'est plus qu'important. C'est un des facteurs de succès les plus importants, c'est le suivi de votre planification stratégique annuelle. Votre suivi doit être fait, vous allez décider la fréquence, est-ce que c'est une fois par mois, une fois par deux mois, vous allez revoir votre planification annuelle, vous allez dire on est on track, on n'est pas on track, Voici ce qu'il y a à faire de différent. Si on a un contexte, on a un événement externe sur lequel on n'a pas le contrôle, on est obligé de reporter ça l'année prochaine.
[00:13:40] On doit regarder où il y a des priorités qui arrivent en cours de route. Comment est-ce qu'on joue avec notre planification annuelle?
[00:13:47] c'est dans vos rencontres de suivi. Vous pouvez avoir des rencontres de suivi avec vous-même, vous pouvez le faire. Évidemment, le partenaire d'invitabilité est un facteur de succès important, donc d'avoir un coach, d'avoir un associé, d'avoir un partenaire qui est présent pour pouvoir vous accompagner dans ce processus-là, super important. Voici les étapes de la planification stratégique annuelle. Première étape, rétroaction sur l'année passée ou l'année qui vient de se terminer. Deux, extraction des données.
[00:14:16] une panoplie, mais vous allez devoir venir l'écouter. L'extraction des données, je vous invite à télécharger mon guide gratuit de planification stratégique en cinq étapes, parce que pour chaque entreprise, ce ne seront pas les mêmes données qu'on va venir extraire selon ce qu'on pense un peu notre hypothèse pour l'année. Ensuite, la troisième étape, c'est la réflexion stratégique. La quatrième étape, c'est la planification. La cinquième étape, c'est le suivi stratégique. Le suivi stratégique, il est important.
[00:14:45] Ça fait le tour pour la planification stratégique annuelle. Je vous invite à faire votre planification stratégique annuelle, à télécharger mon guide en cinq étapes de planification stratégique annuelle solide. Sur ce, passez une excellente journée et je vous invite à partager ce podcast au plus grand nombre possible pour pouvoir aider autant d'entrepreneurs que possible à passer au travers la pression financière qui s'en vient dans la prochaine année.
